Las 8 mejores herramientas para el control de documentos de construcción

3 noviembre 2022.- Los proyectos de todos los tamaños se enfrentan a una cantidad abrumadora de documentación de construcción. Formularios Contratos. Informes. Planes. Permisos. La lista sigue y sigue.

Los sistemas heredados basados ​​en lápiz y papel conducen a información desactualizada, desconectada e incluso caótica. Afortunadamente, la pluma y el papel están saliendo de la industria. Aún así, sin buenos sistemas digitales, la tarea de administrar todos esos documentos puede volverse abrumadora y caótica.

Editor in Chief, Digital Builder Blog, Autodesk.

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Qué buscar en un sistema de gestión de documentos

No todos los sistemas de gestión de documentos son iguales. Si deseas optimizar tus procesos y manejar mejor todo el papeleo relacionado con el proyecto, asegúrate de estar atento a las siguientes características y capacidades:

Common Data Environment (CDE)

Un CDE sirve como un sistema central basado en la nube que te permite recopilar, almacenar, administrar y difundir documentos de construcción a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Tener un CDE es muy beneficioso, dado que los proyectos de construcción experimentan múltiples fases y los equipos necesitan estar alineados constantemente.

Cuando todos tus documentos se encuentran en un solo lugar, las partes interesadas pueden acceder a la información que necesitan para ejecutar rápidamente, de modo que el proyecto pueda avanzar de manera oportuna.

Búsqueda avanzada

Tu sistema de gestión de documentos debe hacer que la información sea fácil de encontrar. Además de ofrecer funciones de almacenamiento y organización, la solución que elijas debe ofrecer sólidas funciones de búsqueda para que los usuarios puedan localizar rápidamente los datos y documentos que necesitan.

Idealmente, tu solución debería tener funciones como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), una tecnología que convierte texto escrito a máquina, escrito a mano o impreso en texto codificado por máquina. Un sistema impulsado por OCR puede escanear documentos, hojas, etiquetas y modelos, lo que facilita la búsqueda en varios documentos y tipos de archivos.

Automatización e IA (Inteligencia Artificial)

Hay una razón por la que la administración tradicional de documentos toma tanto tiempo: hay muchos pasos involucrados, que incluyen cargar, nombrar, etiquetar y organizar archivos.

En algunos casos, las partes interesadas también deben revisar y aprobar la documentación. La realización de estas tareas de forma manual no solo consume horas del tiempo de tu equipo, sino que también deja margen para el error humano.

Es por eso que debes seleccionar un sistema que pueda automatizar de manera inteligente las tediosas tareas involucradas en la administración de documentos. Por ejemplo, algunas soluciones pueden etiquetar automáticamente tus fotos, lo que simplifica la organización, búsqueda y recuperación de imágenes.

Mobile-first

Los proyectos de construcción son increíblemente dinámicos y, a menudo, requieren que algunos miembros del equipo trabajen sobre la marcha o vayan y vengan de la oficina al campo.

Como tal, necesitas una solución compatible con dispositivos móviles que pueda seguirte el ritmo. De esa manera, tienes todos los documentos que necesitas en tu bolsillo y puedes recuperarlos sin importar dónde te encuentres, en lugar de tener que regresar a la oficina o al remolque para encontrar un ordenador.

Niveles de permisos flexibles

Los permisos y el acceso a los datos deben manejarse caso por caso. Ciertos materiales deben mantenerse confidenciales, mientras que otros documentos deben compartirse con el equipo en general.

Con ese fin, fija tu mirada en una plataforma de administración de documentos que te permita lograr el equilibrio perfecto entre la seguridad y la accesibilidad de los datos. Elige una solución que ofrezca controles flexibles para que puedas conceder y restringir el acceso a personas concretas o en función de la función y las responsabilidades de cada miembro del equipo.

Capacidades de integración

Está bien usar varias aplicaciones para administrar documentos, si tus aplicaciones se integran entre sí. Cualquiera que sea la solución que elijas, asegúrate de que los sistemas puedan conectarse sin problemas y que los datos fluyan automáticamente entre ellos.

Al hacerlo, puedes mantener tus documentos sincronizados, en lugar de lidiar con información duplicada y desactualizada.

Soluciones de alta tecnología para la gestión de documentos de construcción

Ahora que hemos cubierto qué buscar en un sistema de gestión de documentos de construcción, repasemos algunas de las mejores soluciones del mercado.

Autodesk Docs

Autodesk Docs respalda tus necesidades de gestión de documentos en todas las fases del proyecto. Ya sea que estés viendo y organizando diseños en 2D y 3D o necesites reunir documentación de facturación, Autodesk Docs lo tiene cubierto.

La solución también ofrece capacidades intuitivas de control de documentos, incluidas carpetas estructuradas, así como herramientas de filtro y búsqueda. Autodesk Docs hace que la colaboración sea muy sencilla gracias a las funciones integradas para compartir, revisar y marcar. Y con sólidas herramientas de permisos, puedes promover una mejor colaboración en equipo sin comprometer la seguridad de los archivos.

Cloudsfer

La migración de documentos y archivos puede ser bastante difícil, especialmente si tienes muchos. Pero gracias a Cloudsfer, la migración de datos no tiene por qué ser una molestia. Ya sea que te estés mudando de una solución local a la nube o necesites migrar archivos de una plataforma en la nube a otra, Cloudsfer puede ayudarte a copiar, transferir o respaldar tus archivos al instante.

También ofrece migración multiusuario para que todo tu equipo acceda a su nuevo sistema más rápido. Cloudsfer te permite mantener tus permisos de usuario y niveles de seguridad originales, para que se transfieran sin esfuerzo al nuevo sistema.

Cloudsfer lanzó recientemente una nueva solución para sincronizar datos de proyectos de construcción en varias integraciones. La sincronización de Cloudsfer permite el consumo de eventos en tiempo real mientras refleja los datos en su objetivo deseado.

Además, el software te brinda control total sobre cómo manejar los archivos que ya existen en tu sistema de nube de destino para evitar duplicados.

Y, si estás utilizando varias aplicaciones para almacenar o administrar tus archivos, te complacerá saber que Cloudsfer se conecta con varias soluciones, incluido el software de construcción líder, lo que significa que puedes migrar datos entre diferentes soluciones.

DocuSign

Conseguir que las personas adecuadas firmen los documentos de construcción necesarios es imprescindible en la construcción. Los proyectos a menudo no pueden avanzar sin las firmas requeridas, por lo que los equipos deben encontrar formas de optimizar el proceso de revisión y aprobación de documentos.

DocuSign te ayuda a hacer precisamente eso al permitirte implementar firmas electrónicas. No hay necesidad de imprimir o enviar documentos por correo. Con DocuSign, las firmas se manejan digitalmente, lo que facilita que todas las partes revisen y firmen documentos, incluso en dispositivos móviles sobre la marcha.

Para obtener los mejores resultados, conecta DocuSign a tu plataforma de gestión de la construcción para que puedas enviar y cargar fácilmente documentos firmados directamente desde tu software de construcción.

DADO

¿Gestionas documentos de proyectos usando múltiples aplicaciones? DADO puede ayudarte a mantenerte organizado. Simplemente conecta todas tus fuentes de datos (incluida tu plataforma de almacenamiento y el sistema de administración de la construcción) y luego capacita el software sobre cómo deben administrarse tus documentos configurando tus flujos de trabajo, niveles de revisión y más.

DADO es extremadamente compatible con dispositivos móviles e incluso tiene capacidades activadas por voz que te permiten buscar archivos simplemente expresando tus necesidades. Piensa en la función como un asistente de IA móvil como Siri o Alexa; simplemente dile a DADO lo que necesitas (p. ej., “muéstrame los últimos documentos de HVAC”) y la aplicación recuperará los documentos por ti.

360 Sync – Applied Software

Otra gran herramienta para los equipos que usan múltiples sistemas en sus proyectos, 360 Sync de Applied Software agiliza la administración de archivos y documentos al permitirte sincronizar archivos de proyectos hacia y desde varias aplicaciones.

Simplemente configura las fuentes y los destinos de tus documentos, luego programa cuándo deseas que se sincronicen tus archivos. 360 Sync funciona en segundo plano y hace que la administración de archivos sea automática. De esa manera, no tienes que pasar horas transfiriendo documentos manualmente y lidiando con información duplicada u obsoleta.

Para aprovechar al máximo el software, asegúrate de identificar todas las fuentes de tus archivos e integra 360 ​​Sync con su solución de administración de la construcción para que todos tus documentos estén bajo control.

eFiler

Si tú y tu equipo usan Outlook, consulta eFiler, una solución de archivo de correo electrónico que utiliza capacidades de archivo predictivo para automatizar la forma en que organizas y administras los correos electrónicos relacionados con proyectos.

La solución archiva los mensajes junto con otros documentos del cliente y del proyecto, lo que simplifica la organización de la información. eFiler también tiene una función de búsqueda de correo electrónico indexada, que reduce el tiempo que lleva encontrar mensajes y archivos adjuntos específicos.

Para aprovechar al máximo eFiler, intégralo con el software que utilizas para administrar tus proyectos de construcción. Al hacerlo, la aplicación podrá archivar correos electrónicos de proyectos en tu sistema, de modo que puedas pasar menos tiempo buscando en tu bandeja de entrada y dedicar más energía a actividades de alto valor.

Autodesk Construction Cloud Connect

Autodesk Construction Cloud Connect (ACC Connect) permite a las partes interesadas del proyecto crear flujos de trabajo personalizados entre Autodesk Construction Cloud y cientos de otros sistemas.

Por ejemplo, ACC Connect te permite personalizar y automatizar la agregación de datos de fuentes de documentos dispares, como Box, Egnyte o Microsoft SharePoint, y lleva esos documentos a Autodesk Construction Cloud. Y, por el contrario, puede exportar automáticamente archivos de proyecto desde Autodesk Construction Cloud a soluciones de almacenamiento en la nube para fines de archivo y copia de seguridad, al tiempo que estandariza la forma en que se sincronizan, organizan y formatean los datos.

ProjectReady

Cuando estás colaborando con varios equipos y empresas a través de múltiples soluciones, ProjectReady puede ayudar a que todos permanezcan en la misma página. La solución ofrece un Integrated Data Environment (IDE) para permitir la colaboración entre plataformas, sin dolores de cabeza.

ProjectReady hace que los datos sean accesibles a través de diferentes plataformas y automatiza la sincronización de datos, la gestión de proyectos y los flujos de trabajo. Se integra con el software de construcción líder y puede ayudar a todas las partes interesadas a mantenerse conectadas sin importar qué programas estén usando.

Controla tus documentos

El hecho de que los proyectos impliquen mucha documentación no significa que tengas que enterrarte bajo una montaña de papeleo digital. Al adoptar soluciones sólidas, puedes mantenerte organizado, encontrar la información que necesitas más rápido y, en última instancia, avanzar más rápido con tus proyectos.

¿Listo para obtener un mejor control de los documentos de construcción? Más información sobre Autodesk Docs.